Materi Kel-3 Structuring The Project

STRUCTURING THE PROJECT

Structuring dalam pelaksanaan sebuah proyek dibutuhkan sebuah wadah atau sarana sehingga dalam pengelolaan proyek kegiatan yang dilakukan memiliki program, visi, misi, dan tujuan yang jelas sehingga pelaksanaan kegiatan proyek memiliki batasan dan standar yang telah disepakati dan dilaksanakan dengan maksimal oleh personel penanggung jawab masing-masing kegiatan.

Menurut James D Mooney “Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama”.

Fungsi Organisasi yaitu Merupakan sarana dimana para peserta atau anggota bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama yang tidak mungkin diperoleh bila kita bekerja sendiri-sendiri.

Organisasi Proyek adalah Suatu sarana dalam pencapaian tujuan dengan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

Agar Tujuan Organisasi Dapat Dicapai  Dilakukan Proses Sebagai Berikut:

1. Identifikasi dan Pembagian Kegiatan
2. Pengelompokkan Penanggung Jawab Kegiatan
3. Penentuan Wewenang dan Tanggung Jawab
4. Menyusun Mekanisme Pengendalian

Struktur Organisasi adalah suatu diagram yang menunjukkan fungsi-fungsi departemen atau posisi dalam suatu organisasi dan bagaimana mereka saling berhubungan

Dalam struktur organisasi tergambar adanya:

1. Pembagian pekerjaan
2. Pimpinan dan bawahan
3. Tipe-tipe pekerjaan yang harus dilaksanakan
4. Tingkatan-tingkatan dalam manajer

Menurut A.F. Stoner (1982), Struktur Organisasi Tergantung pada Variabel-variabel kunci, yaitu :

1. Strategi menentukan macam dan besar kecilnya suatu organisasi.
2. Teknologi mempengaruhi penentuan struktur organisasi karena struktur tertentu lebih sesuai untuk teknologi tertentu daripada struktur yang lain.
3. Lingkungan tempat beroperasi. Faktor ini sangat berpengaruh terhadap penentuan struktur organisasi.

Organisasi Proyek Fungsional

Struktur organisasi jenis ini dikelompokkan menurut fungsinya, memiliki struktur dengan konsep otoritas dan hierarki vertikal. Tanggung jawab organisasi proyek biasanya dirangkap dengan tugas sehari-hari pada organisasi fungsional perusahaan, karena itulah untuk proyek yang besar dapat mengganggu kegiatan keseluruhan, bila organisasi fungsional di gunakan.

Kekurangan :

1. Tidak adanya penanggung jawaban yang khusus mengenai penyelenggaraan proyek secara terpadu
2. Kurangnya penekanan pentingnya proyek karena manajer fungsional mengerjakan yang terbaik untuk bidangnya
3. Koordinasi horizontal antar bidang akan memerlukan waktu lama lebih-lebih kepada pihak diluar perusahaan
4. Lambat dalam menanggapi masalah diluar rencana karena informasi perlu disaring melewati beberapa lapisan jenjang fungsional

Kelebihan :

1. Para spesialis tidak tergantung pada proyek tertentu, terdapat kemungkinan untuk menambah pengalaman dan keahlian
2. Setiap bidang keahlian menimbulkan fleksibilitas dalam pemanfaatan sumberdaya
3. Masing-masing kelompok mempunyai jaminan pekerjaan tetap dan adanya jalur kenaikan pangkat yang cukup jelas

Organisasi Proyek Murni

Struktur organisasi proyek jenis ini merupakan bagian tersendiri dari organisasi fungsional perusahaan, dimana manajer mempunyai otoritas penuh terhadap proyek. Dengan status ini, tim proyek memiliki komitmen dan wewenang mandiri, namun tetap dalam koordinasi perusahaan.

Struktur Organisasi Personel Proyek

Struktur organisasi personel proyek di slide sebelumnya menunjukkan hierarki tanggung jawab dan wewenang tugas dari masing-masing personel yang diarahkan dan dikendalikan oleh pucuk pimpinan yaitu manajer proyek.

Ciri-ciri :

1. Pimpinan proyek mempunyai wewenang penuh dalam pengelolaan proyek
2. Tenaga pelaksana dipindahkan kedalam organisasi proyek
3. memerlukan sedikit dukungan dari unit fungsional

Kelebihan :

1. Adanya komando tunggal yang memiliki wewenang dan tanggung jawab yang jelas dan sasaran yang spesifik
2. Memungkinkan ditanggapi perubahan dan diambilnya keputusan yang cepat
3. Adanya status mandiri akan menimbulkan identitas tim

Kekurangan :

Kurangnya efisiensi karena membagi dan memecah penggunaan sumber daya terutama bila proyek banyak dan tenaga spesialis terbatas serta pada waktu yang bersamaan.

Organisasi Proyek Matriks

Struktur organisasi proyek ini biasanya gabungan dari organisasi proyek murni dan fungsional, memanfaatkan ahli dari berbagai disiplin ilmu yang terlibat dalam organisasi fungsional sebagai bagian dari proyek, tetapi tidak mengganggu proses pelaksanaan proyek serta organisasi fungsional perusahaan.

Kelebihan :

1. Dapat diarahkan pada tujuan bersama yaitu terselesaikannya proyek
2. Jika proyek bersifat rahasia maka sebaran informasi dalam kelompok kerja dapat dikendalikan keamanannya

Kekurangan :

1. Bila proyek itu besar hilangnya fleksibilitas jika pelaksana proyek ada yang sakit
2. Bila tidak terletak dalam satu atap maka manajer proyek akan memerlukan banyak waktu untuk menyelesaikan masalah kepegawaian dan teknik.

Definisi manajer Proyek

Menurut Ritz (1994) adalah Seorang manajer proyek berasal dari suatu institusi atau seorang pengusaha yang sinonim dengan pengurus, eksekutif, supervisor dan boss

Menurut Project Management Body of Knowledge Guide (PMI 2001) adalah Mengatakan bahwa manajer proyek seseorang yang bertanggung jawab dalam mengurus sebuah proyek.

Manajer Proyek Sebagai Kepala Tim Proyek :

1. Mengelola berbagai macam kegiatan
2. Mengelola tenaga kerja dan tenaga ahli dalam jumlah besar terutama dalam aspek perencanaan
3. Mengelola pelaksanaan dan pengendalian untuk sasaran yang telah ditentukan, seperti jadwal, biaya dan mutu
4. Pada tahap pembangunan ia harus mampu mengintegrasikan dan mengsinkronisasikan kegiatan menjadi suatu kegiatan yang terpadu dalam rangka mencapai sasaran.

Kriteria Manajer Proyek :

1. Inisiatif
2. Fleksibilitas
3. Responsibility
4. Kritis.

 

Nama                                : Eulis Irawati Hernenti

NPM                                   : 0218123025

Dosen Pengampu        : Iis Rostiawati S.E, M.M

Daftar Pustaka               :

Source : Buku I bahan ajar manajemen proyek. Disusun oleh : Drs. Ashari. ST., SST., M.Eng

Husen, Abrar. 2011. Manajemen Proyek. Yogyakarta : Penerbit ANDI

Source : Karaini, Armaini Akhirson. Pengantar Manajemen Proyek Seri Diktat Kuliah.  Depok : Universitas Gunadarma