Project Schedulling
Project Schedule atau jadwal proyek dibuat oleh manajer proyek untuk mengatur manusia didalam proyek dan menunjukkan kepada organisasi bagaimana pekerjaan (proyek) akan dilaksanakan.
Ini adalah alat untuk memantau (bagi project manager) apakah proyek dan tim masih terkendali atau tidak.
Project schedule berbentuk kalender yang dihubungkan dengan pekerjaan yang harus dikerjakan dan daftar resource yang dibutuhkan. Sebelum jadwal dibuat, Work breakdown structure (WBS) (metode pengorganisasian proyek menjadi struktur pelaporan hierarakis) harus terlebih dahulu ada, jika tidak maka jadwal tersebut akan terkesan mengada-ada.
Untuk membuat project schedule, ada beberapa software yang bisa dijadikan pilihan. Pilihan software yang gratis dan open source antara lain: Open Workbench, dotProject, netOffice dan Tutos
Hal yang perlu diperhatikan ketika membuat project schedule seperti:
- Alokasi resource pada tiap pekerjaan
- Identifikasikan setiap ketergantungan
- Buat jadwalnya
Kegunaan Penjadualan Proyek :
1. Menunjukkan hubungan utama diantara kegiatan-kegiatanMenunjukkan hubungan antar tiap aktivitas / kegiatan dalam proyek
- Mendorong penentuan waktu yang diperlukan dan perkiraan biaya untuk setiap kegiatan
- Membantu meningkatkan penggunaan sumber daya manusia, uang, dan material dengan mengidentifikasi hambatan kritis dalam proyek.
Mengatasi Konflik Penjadwalan
Munculnya Konflik:
1.Adanya perbedaan opini, tujuan dan nilai yang dianut ;
2.Seringnya pergantian personil yang sebelumnya mungkin tidak saling kenal, sehingga orang harus bekerjasama dengan orang-orang baru.
3.Saling mementingkan bagiannya agar pekerjaan di bagiannya akan berhasil. Lebih cepat atau baik.
3 Macam Konflik :
- Konflik Antara User dan Kontraktor
- Konflik dalam Organisasi Proyek
- Konflik Selama Siklus Hidup Proyek
Pemecahan Konflik:
- Menarik kembali kesepakatan (Withdrawing)
- Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik)
- Menggunakan kekuasaan (Forcing)
- Kompromi
- Konfrontasi
Metoda Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik:
- Teknik Memperjelas Peran : Agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masingmasing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.
- Memperjelas Peran-peran Untuk Tim : Mempertemukan orang dalam tim kemudian diberi pertanyaan untuk dijawabnya :
- Memperjelas Peran Setiap Orang : Hal ini tidak berbeda jauh dengan apa yang dilakukan untuk memperjelas peran tim.
- Resolusi Konflik dalam Kelompok : tujuannya untuk menemukan solusi dari konflik yang terjadi, bukan untuk saling menyalahkan.
Manfaat Adanya Konflik
- Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik
- Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah
- Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut
- Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya
- Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang
- Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya
Hubungan Antar Aktivitas
Hubungan antar Aktivitas atau Activity Relationship Chart (ARC) adalah digram yang digunakan untuk mendapatkan hubungan dari aktivitas-aktivitas tertentu, sehingga dapat ditentukan aktivitas yang harus berdekatan dan aktivitas yang harus berjauhan dalam suatu perancangan tata letak fasilitas.
Gant Chart
Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006).
Kelebihan :
- Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi dalam penyelenggaraan proyek.
- Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan.
- Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
- Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat pelaporan
Kekurangan :
- Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
- Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
- Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara
aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya
terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.
Cara Membuat Gantt chart :
- Mengidentifikasikan Tugas
- Menggambarkan Sumbu Horizontal
- Menuliskan Tugas ataupun Bagian Pekerjaan
- Melakukan Pemeriksaan kembali
Fungsi Gantt Chart:
- Menentukan durasi pekerjaan terhadap perkembangan waktu
- Perencanaan dan penjadwalan proyek pekerjaan
- Pemantauan kemajuan proyek pekerjaan
Anggaran Dan Tujuan Organisasi
Menurut Gomes (1995, p.87-88), anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas organisasi atau tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas tersebut atau untuk mencapai tujuan tersebut.
Fungsi Anggaran :Peranan anggaran pada suatu perusahaan merupakan alat untuk membantu manajemen dalam pelaksanaan, fungsi perencanaan, koordinasi, pengawasan dan juga sebagai pedoman kerja dalam menjalankan perusahaan untuk tujuan yang telah ditetapkan.
Karakteristik Anggaran
- dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan.
- umumnya mencakup jangka waktu tertentu, satu atau beberapa tahun.
- berisi komitmen atau kesanggupan manajeman untuk mencapai sasaran yang ditetapkan.
- Usulan angggaran ditelaah dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunan anggaran.
- Sekali disusun, anggaran hanya dapat diubah dalam kondisi tertentu
Syarat Penyusunan Anggaran :
- Realistis, anggaran diharapkan dapat dicapai sesuai dengan keadaan saat ini, tidak terlalu optimis dan juga tidak terlalu pesimis.
- Luwes, tidak kaku dan berpeluang untuk disesuaikan dengan keadaan yang berubah.
- Berkesinambungan, membutuhkan perhatian yang terus menerus.
- Partisipatif, membutuhkan partisipasi dari keseluruhan perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan yang telah tercermin dalam anggaran.
- Edukatif, dapat mendidik karyawan dan manajemen untuk berkerja sesuai dengan komitmennya.
- Komunikatif, anggaran digunakan sebagai alat komunikasi antar departemen.
- Integratif, anggaran harus dapat menyatukan pelaksanaan kegiatan semua bagian dalam suatu laporan anggaran.
- Koordinatif, dapat mengkoordinasikan seluruh kegiatan departemen untuk mencapai tujuan perusahaan.
Critical Path Method (CPM)
- CPM adalah teknik menganalisis jaringan kegiatan/aktivitas-aktivitas ketika menjalanlankan proyek dalam rangka memprediksi durasi total
- Critical path sebuah proyek adalah deretan aktivitas yang menentukan waktu tercepat yang mungkin agar proyek dapat diselesaikan
- Critical path adalah jalur terpanjang dalam network diagram dan mempunyai kesalahan paling sedikit
Cara menentukan Critical Path
- Buatlah network diagram yang baik
- Tambahkan durasi untuk tiap aktivitas pada setiap jalur yang ada pada diagram tersebut.
- Jalur terpanjang adalah critical path
Tujuan CPM :
Dari kedua metode tersebut adalah untuk merencanakan dan menjadwalkan suatu proyek serta untukmengawasi dan mengevaluasi. Sehingga dapat mengurangi penundaan pekerjaan, mengurangi gangguan, dan mengurangi konflik produksi pada sebuah proyek (Dwinovi,2012).
Manfaat CPM :
- Perencanaan suatu proyek yang kompleks.
- Penjadwalan-penjadwalan pekerjaan dalam urutan yang praktis dan efisien.
- Mengadakan pembagian kerja dari tetangga kerja dan sumber dana yang tersedia. Menentukan antara waktu dan biaya
Elemen CPM :
- Anak Panah Busur
- Lingkaran Kecil/Node
- Anak panah Terputus-putus
- Anak Panah Tebal
DAFTAR PUSTAKA
https://slideplayer.info/slide/12211289/
http://web.ipb.ac.id/~erizal/manpro/perenca naan%20pengendalian%20proyek.pdf
https://manajemenproyekindonesia.com/? p=848
https://www.scribd.com/doc/82406087/Defi nisi-Gantt-Chart
Nama : Eulis Irawati Hernenti
NPM/Kelas : 0218123025/Reg B1-C Manajemen
Dosen Pengampu : Iis Rostiawati, S.E., M.M
